Facilitateur & accompagnateur d’événements d’affaires

Que ce soit pour 50 participants ou pour plus de 500, la planification, l'organisation et la tenue d'un congrès, de journées de travail ou de tout type d’événement professionnel peut s'avérer une expérience très chronophage voire décourageante, même pour des personnes averties. Inutile de dire qu'un congrès ou une réunion mal organisés nuiront à la réputation de l'organisateur et, plus grave encore, à celle du sponsor. D'où l'intérêt de se poser une série de questions importantes avant d’entreprendre la planification d'un événement, y compris de se demander s'il a vraiment lieu d'être.

 

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Objectif de l’événement  ?
La manifestation est-elle le moyen le plus rapide, le plus facile, le plus économique de transmettre votre message au public cible de la façon la plus efficace possible ? Quelle plus-value attendre de l’organisation d’une manifestation par rapport au simple envoi d’un bilan, d’une plaquette de commerciale de présentation ? En définitive, la manifestation est-elle LA solution pour atteindre les objectifs fixés par votre entreprise.
 
Planification et organisation
Votre société a-t-elle les compétences en interne pour organiser l’événement ou n’est-il pas plus pertinent de faire appel à des ressources externes : OPC (Organisateurs professionnels de congrès, de conventions et/ou d’expositions, des agences réceptives dites DMC (Destination Management Company), des agences incentives, des agences événementielles, des agences de voyages traditionnelles ?
Pour répondre à cette interrogation et évité quelques écueils sur d’illusoires économiques nous vous invitons à consulter la rubrique « pourquoi travailler avec une agence événementielle »  
 
Type d’événement
Chaque événement répond à un ou des objectifs bien précis. Entre une Assemblée Générale Statutaire et un voyage de récompense, la liste des événements professionnels est longue et variée: voyage de stimulation, voyage de motivation, salon professionnel, expositions, assemblée générale, séminaires, conférences, roadshow, kick off, convention, congrès, challenge sportif, lancement de produit, soirée de gala, opérations de relations publiques, relations presse, communication événémentielle … L’important étant de ne pas se tromper de support pour atteindre ses objectifs.
 
Dates et assistance prévues
Du type d’événement retenu pour obtenir les résultats escomptés, découlera le nombre de personnes attendues et la durée de l’événement. Les questions à se poser porteront sur la présence ou non de personnes accompagnatrices (conjoints, enfants), sur le recours ou non à des animateurs, conférenciers, sur l’invitation des medias à cet événement… Une autre question primordiale s’articule autour de la rentabilité attendue de l’événement, et donc l’ouverture acceptée à des recettes extérieures (événement payant ou gratuit, surface d’exposition,…). Enfin, quelle que soit la durée, un conseil : éviter soigneusement les périodes de vacances de votre public cible.
 
Budget
Question centrale de l’organisation d’un événement : les moyens financiers. De quel budget disposez-vous pour réaliser cette manifestation ? Quelle est votre marge de manœuvre ? Quelles sont les sources de recettes extérieures éventuelles ? L’événement doit-il être rentable ou seulement équilibré ?
 
Cette réflexion budgétaire doit être posée très en amont afin de de souligner toutes les recettes possibles et de déterminer encore plus finement le type d’événement : frais d’inscription ? ventes additionnelles ? location de stands (surface d’exposition) ? subventions possibles ? présence de personnes accompagnatrices ? …
 
De même, lister tous les frais envisageables : location du lieu, assurances, traiteur/restauration, animations, agence événementielle, transport (billets avion, train), prestataires divers (hôtesses accueil, location véhicule, interprète, mobilier, sonorisation,…) ... Naturellement, il est préférable dans le montage financier de se réserver une marge de 15-20 % pour des dépenses imprévues.
 
Programmation
Naturellement, plus la programmation de cet événement s’organise en amont, mieux c’est. Le temps est un précieux allié, VOTRE allié, dans l’organisation d’événement. Il vous permet non seulement de négocier au mieux les tarifs (en faisant marcher la concurrence par exemple) sur les différentes prestations mais également d’avoir le choix des dates (certains lieux événementiels sont complets plusieurs mois à l’avance). Il vous laisse surtout du temps pour visiter les lieux, tester les prestataires (et en changer si besoin), d’envoyer vos invitations suffisamment en amont.
 
Destination et lieu de réunion
La destination et le lieu de cet événement revêtent une importance capitale. Au-delà du contenu, ce sont bien eux qui laisseront un souvenir aux participants. Soit la destination répond à une réflexion stratégique de l’entreprise (présence d’une antenne de la société, de sous-traitants, volonté de développement dans la région), soit vous avez la liberté de choisir. Dans ce dernier cas, il faut bien prendre en considération que les attentes de votre public cible ne seront pas les mêmes si vous hésitez entre la Bretagne, la Région Parisienne, la Côte d’Azur ou encore une destination étrangère. Les atouts de ces destinations sont différents. A ce sujet nous vous invitons à parcourir la rubrique pourquoi organiser mon événement en Haute Bretagne.
 
De même, le choix du lieu n’est pas une réflexion à prendre à la légère. Entre un centre de congrès, un parc expositions, un hôtel avec une salle de séminaires, un château ou encore un lieu insolite (stade de foot, aquarium, monument historique,…), l’ambiance et les messages seront différents. Aussi, nous vous conseillons d’en retenir plusieurs dans le cadre d’une pré-sélection et de mesurer les avantages et inconvénients de chacun d’entre eux, avant de faire un choix définitif.